Skip to content

Tietosuojaseloste

SARJA-MAALAAMO OY:N (0503386-4) TIETOSUOJASELOSTE

REKISTEREIDEN NIMET:

Asiakastietorekisteri

Henkilökuntarekisteri

 

REKISTERINPITÄJÄ:

Sarja-Maalaamo Oy (y-tunnus 0503386-4)

Lampputie 1

00740 HELSINKI

09 – 565 56 20

 

VASTUUHENKILÖ:

Toimitusjohtaja Velipekka Hiltunen vp.hiltunen@sarja-maalaamo.fi

050–59 63 551

 

REKISTERIN TARKOITUS:

Asiakastietorekisterin rekisteritietojen käyttötarkoituksena on asiakassuhteen hoitaminen sekä asiakastietojen ylläpitäminen sekä kuluttaja-asiakkaiden (B2C-asiakkaat), että yritysasiakkaiden ja yksityisten elinkeinonharjoittajien (B2B-asiakkaat) osalta.

Asiakassuhteen hoitamisen lisäksi asiakastietorekisterin rekisteritietoja käytetään asiakkaiden palvelun toteuttamiseksi yksittäisissä asiakastoimeksiannoissa. Lisäksi asiakasrekisterin rekisteritietoja käytetään Sarja-Maalaamo Oy:n liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen, uusien maalauspalvelujen luomiseen sekä asiakkaille tarkoitetun mainonnan ja markkinoinnin kehittämiseen.

Henkilökuntarekisterin rekisteritietojen käyttötarkoituksena on antaa Sarja-Maalaamolle riittävät tiedot lakiin perustuvien työnantajalle kuuluvien velvollisuuksien hoitamiseksi kuten esimerkiksi palkanmaksun ja siihen liittyvän ennakonpidätysvelvollisuuden ja ammattiyhdistysmaksujen tilityksen sekä KELA päivärahojen ja ulosottoviranomaisten maksukiellon mukaisten velvollisuuksien hoitamiseksi.

Henkilökuntarekisterin tietoja käytetään myös työterveyshuollon tarvitsemien tietojen välittämiseen.

 

REKISTERIIN TALLENNETUT TIEDOT:

Yrityksen asiakkaat:       

Asiakastietorekisterin käyttötarkoituksena on asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen täyttäminen ja sopimuksen mukaisen asiakaspalvelun hoitaminen. Näiltä osin asiakkaan tietojen käyttötarkoituksena on kirjapitolaki Sarja-Maalaamon kirjanpitovelvollisuuden osalta, asiakkaan kanssa laadittu sopimus maalaustyön osalta tilatun työn täyttämiseksi ja yhtiön perusteltu etu asiakaspalvelun toteuttamiseksi virheettömästi.

Lisäksi asiakasrekisteriin tallennettuja tietoja asiakkaista voidaan käyttää suoramarkkinoinnissa asiakkaan erikseen antaman suostumuksen perusteella.

Sarjamaalaamon asiakasrekisterin tietoja käytetään rekisteröityjen asiakkaiden tietojen ajantasaiseen hallintaan, asiakasrekisterin laadun varmentamiseen, liiketoiminnan ja asiakassuhteen ylläpitämiseen ja kehittämiseen sekä reklamaatioiden hoitamiseen.

Asiakkaista tallennetaan seuraavat tiedot:

  • Liikeyrityksen ja yksityisen elinkeinonharjoittajan nimi, y-tunnus ja osoite (sopimus ja yhtiön perusteltu etu asiakassuhteen hoitamiseksi)
  • Liikeyrityksen ja yksityisen elinkeinonharjoittajan yhteyshenkilöiden nimet, tehtävänimikkeet ja toiminimen kirjoitusoikeudet (sopimus ja yhtiön perusteltu etu)
  • Kuluttaja asiakkaan nimi ja henkilötunnus (henkilön yksilöinti, sopimus ja yhtiön perusteltu etu)
  • Yrityksen ja yksityishenkilön osoitteet, sähköpostiosoitteet ja puhelinnumerot (sopimus ja yhtiön perusteltu etu)
  • asiakashistoria (sopimus ja yhtiön perusteltu etu)
  • pankkiyhteys, laskutustiedot ja mahdollinen verkkolaskuosoite
  • (sopimus ja yhtiön perusteltu etu)
  • asiakkaan suostumus tietojen luovuttamiseen Sarja-Maalaamon tai asiakkaan käyttämälle kuljetusliikkeelle kuljetuksen järjestämiseksi (sopimus ja yhtiön perusteltu etu) • asiakkaan suostumus suoramarkkinoinnin harjoittamiseen (yhtiön perusteltu etu asiakassuhteen hoitamiseksi).

 

Henkilökuntarekisteri

Henkilökuntarekisterin käyttötarkoitus on toteuttaa henkilöstön työsuhteeseen liittyvien oikeuksien ja työnantajan työsuhteeseen liittyvien velvollisuuksien asianmukainen hoitaminen

Sarja-Maalaamon velvollisuuksiin kuuluvat palkan maksaminen työsuorituksen perusteella, ennakonpidätysten pidättäminen ja tilittäminen verohallinnolle, sairausajan palkan maksaminen lain ja työehtosopimuksen mukaan, sairausaikaan liittyvien tietojen välittäminen KELA:lle ja sairausaikaan kuuluvien etuuksien järjestäminen työntekijöille, eläkemaksujen maksaminen eläkevakuutusyhtiölle, työasemien ja käyttäjien hallinta, työntekijöiden kulunhallinta ja valvonta, poissaoloihin liittyvien perusteltujen syiden hallinta ja työntekijöiden työkyvyn selvittäminen, uusien työntekijöiden rekrytointi, ulosottoa koskevien palkkatietojen luovuttaminen ja tilitysten tekeminen ulosottoviranomaisille sekä työnantaja toiminnan kehittäminen ja dokumentointi.

Henkilökuntarekisterissä käsitellään Sarja-Maalaamon henkilöstön henkilö- ja yhteystietoja, terveystietoja, työsuhdetietoja sekä annettujen suostumusten perusteella markkinointitarkoituksiin käytettäviä kuvia sekä harrastustietoja. Henkilöstön taloustietoja rekisteröidään ulosottoviranomaisia varten

Henkilökuntarekisterissä rekisteröitäviä tietoja ovat:

  • Työntekijöiden täydellinen nimi ja henkilötunnus
  • (työsopimuslaki)
  • Työntekijän postiosoite, sähköposti ja puhelinnumero (laki)
  • Terveystiedot (laki)
  • Pankkiyhteys ja tieto jäsenyydestä ammattiliitossa (laki)
  • Harrastetiedot ja kuvien käyttöoikeus (suostumus)
  • Työsuhteen alkamispäivä (laki)
  • Henkilökunnan ammattitaito (suostumus markkinointiin)
  • Henkilökunnan koulutustiedot (laki ja suostumus)

 

REKISTERIN TIETOLÄHTEET:

Asiakastietorekisteri:

Asiakkaan tai hänen edustajansa ilmoittamat yhteystiedot kerätään asiakastietorekisteriin. Yritysasiakkaista ja elinkeinonharjoittajista voidaan hankkia tietoja julkisista kaupallisista rekistereistä sekä messuilla ja muissa asiakastilaisuuksissa.

Kuluttaja-asiakkaista voidaan kerätä tietoja heidän antamansa suostumuksen perusteella asiakastilaisuuksissa, messutapahtumissa ja suoramarkkinoinnissa.

Asiakkaiden asiakastietoja säilytetään rekisterissä niin kauan, kun se on asiakassuhteen aktiivisen hoitamisen kannalta välttämätöntä ja SarjaMaalaamolla on mahdollisuus saada lisäkauppoja asiakkaan kanssa tai kun Sarja-Maalaamolla on sopimukseen perustuvan maalausprojektin toimitus kesken tai vireillä on asiakkaan reklamaatioasia tai SarjaMaalaamon toimitukseen perustuva takuuaika on voimassa.

Lakiin perustuvat tietojen rekisteröintiajat ovat riippuvaisia kulloinkin voimassa olevan lain sisällöstä.

Sarja-Maalaamon perusteltuun etuun liittyvä säilytysaika on riippuvainen esimerkiksi oikeudenkäynnin kestosta tai yhtiön tarpeesta periä saataviaan tai yhtiön muusta oikeusturvan tarpeesta.

Asiakkuuden päättymisen jälkeen asiakkaiden henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan tai sitä lyhemmän ajan kirjanpitolainsäädännön ja verolainsäädännön mukaan.

 

Henkilökuntarekisteri

Henkilökuntarekisteriin tietoja kerätään asianomaisen lain ja työntekijän antaman suostumuksen perusteella. Henkilöstöä koskevia tietoja säilytetään vähintään 10 vuotta työsuhteen päättymisestä lukien, tai lyhyemmän lakisääteisen työnantajan palkkatietojen säilyttämistä koskevien säännösten mukaisesti.

 

TIETOJEN SÄILYTTÄMINEN, TARKISTAMINEN JA LUOVUTUS:

Asiakasrekisterin ja Henkilökuntarekisterin sähköisiä tietoja säilytetään Sarja-Maalaamon kirjanpitokumppaneiden ja ITS toimittajien käyttämissä pilvipalvelussa. Paperista aineistoa säilytetään SarjaMaalaamo Oy:n tiloissa ja tietoihin pääsy on rajattu niille työntekijöille, joilla on työnsä puolesta tarve käsitellä näitä tietoja. Ulkopuolisten henkilöiden pääsy Asiakasrekisterin ja Henkilökuntarekisterin tietoihin on estetty työasemien suojaamisella henkilökohtaisilla salasanoilla ja palomuureilla. Ulkopuolisten henkilöiden kulkua Sarja-Maalaamon toimitiloissa rajoitetaan myös ovien ja kaappien lukituksilla.

Asiakasrekisteriin merkittyjen asiakkaiden tietoja luovutetaan ainoastaan kyseisille asiakkaille tietojen tarkistamista varten. Lisäksi asiakkaiden nimi- ja osoitetietoja luovutetaan joko asiakkaan käyttämälle kuljetusliikkeelle tai Sarja-Maalaamon käyttämälle kuljetusliikkeelle maalattujen tuotteiden toimittamiseksi asiakkaille.

Henkilökuntarekisterin tietoja luovutetaan Sarja-Maalaamon kanssa toimeksiantosuhteessa olevalle tilitoimistolle, työterveyspalvelusta vastaavalle palveluntuottajalle, verohallinnolle verotuksen toimittamista varten, KELA:lle ELY-keskukselle, työsuojeluviranomaiselle, ulosottoviranomaiselle sekä ammattiliitolle näiden lailla säädettyjen tehtävien hoitamiseksi välttämättömissä määrin.

Rekisterinpitäjä ja sen yhteistyökumppanit käsittelevät henkilötietoja EU- ja ETA-alueella eikä niitä luovuteta käsiteltäväksi kolmansissa maissa. Tietoverkkojen ja ITS-järjestelmien kansainvälisestä luonteesta johtuen, on mahdollista, että osa pilvipalvelujärjestelmän palvelimista saattaa sijaita EU-ja ETA-alueen ulkopuolella, mutta Rekisterin pitäjä ja sen yhteistyökumppanit eivät luovuta henkilötietoja käsiteltäviksi tällaisissa kolmansissa maissa.

REKISTERÖIDYN OIKEUDET, AUTOMAATTINEN PÄÄTÖKSENTEKO JA PROFILOINTI

Rekisteröidyllä asiakkaalla ja työntekijällä on oikeus saada tieto siitä, onko häntä koskevia tietoja tallennettu Sarja-Maalaamon rekistereihin ja näiden tietojen sisältö.

Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin tietoihin sekä oikeus

saada häntä koskeva virheellinen tieto korjatuksi. Oikeustietojen saantiin voidaan saada toimittamalla rekistereihin merkityt tiedot rekisteröidylle tunnistautumisen jälkeen. Tunnistautuminen voidaan tehdä myös SarjaMaalaamon tiloissa.

Rekisteröidyllä on oikeus rajoittaa tietojensa käsittelyä, mikäli hänellä on

aihetta epäillä tietojen käsittelyn asianmukaisuutta tai kunnes tiedossa havaittu virhe on korjattu.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia henkilökuntarekisteriin tallennettujen tietojen

poistamista, mikäli tietojen poistamiselle on tietosuojalainsäädännössä

säädetty peruste eikä tietojen säilyttämiselle ole muussa laissa säädettyä perustetta

Sarja-Maalaamon tietojen rekisteröinnissä ei sovelleta automaattista

päätöksentekoa tai profilointia.